1.個人情報保護方針

株式会社HANATOUR JAPAN（以下「当社」）は、下記の通り個人情報保護方針を定め、役員及び従業員が一体となってこれを遵守し、もって個人情報の保護及び個人の権利利益の保護に万全を尽くしてまいります。

1. 個人情報を取得するに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な限度において個人情報を取得致します。
2. 個人情報を、本人から直接、書面によって取得する場合には、弊社名、個人情報保護管理者名及び連絡先、利用目的等をお知らせした上で、必要な範囲で個人情報を取得致します。
3. 個人情報の利用は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で行います。また、目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施致します。
4. 保有する個人情報を適切な方法で管理し、本人の同意なしに第三者に開示・提供致しません。
5. 保有する個人情報を利用目的に応じた必要な範囲内において、正確、かつ、最新の状態で管理し、個人情報の漏えい、滅失又は毀損などのおそれに対して、合理的な安全対策を講じ、予防並びに是正に努めます。
6. 個人情報の処理を外部へ委託する場合は、漏えいや第三者への提供を行わない等を契約により義務づけ、委託先に対する適切な管理を実施致します。
7. 保有する個人情報についての苦情・相談は、弊社の問合せ窓口に連絡頂くことにより、これに対応致します。
8. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
9. 個人情報保護マネジメントシステムを定め、これを定期的に見直し、継続的に改善致します。

2.個人情報の取扱いについて

【利用目的について】

当社は、適法かつ公正な手段で個人情報を取得し、以下の表に示す「利用目的」の範囲内で利用します。なお、「利用目的」の範囲に含まれていない利用目的が生じたときは、直接書面によって取得した場合はご本人へ利用目的について同意を得たうえで、それ以外の手段で取得した場合には利用目的を公表したうえで利用いたします。

（注）旅行・宿泊手配事業に関わる個人情報　： 親会社等から受託業務で取扱っている個人情報は除く

【個人情報の安全管理】

　　
1. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損などのおそれに対して、以下の安全対策を講じます。
　　
組織的安全管理措置 　　
2. ・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱いに関する規程を策定。
・個人情報の取扱状況について、定期的な監査を実施。
　　
人的安全管理措置 　　
3. ・従業者に個人情報の取扱いに関する定期的な研修を実施。
　　
物理的安全管理措置 　　
4. ・個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施。
5. ・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、社内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、　　　　　
6. 　機器の暗号化又はパスワード制御を実施。
　　
技術的安全管理措置 　　
7. ・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定。
・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入。
　　
外的環境の把握 　　
8. ・当社では、業務を遂行するにあたって各種クラウドサービスを利用しております。当社が利用するクラウドサービスにおいて、個人データが保管される可能性のある国
9. 　等は下記の通りとなります。
　　
10. ・日本
・シンガポール
・アメリカ　

【個人情報の開示等に関する請求について】

1. ① 当社は、ご本人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、第三者提供記録の開示（以下、“開示等”といいます。）を求められた場合は、個人情報について社内調査を行い、遅延なくご回答させていただきます。※ただし、ご請求内容によっては開示等に応じられない場合がございます。その場合はその理由に関してもご回答いたします。
2. ② 開示等の請求を行う場合、下記手順に沿って郵送にてご請求ください。請求内容について不備・不足事項等ある場合請求を受け付けることが出来ない場合があります。なお、個人情報の開示または利用目的の通知の請求について、1回につき事務手数料として1,000円を切手にてご負担いただきます。
3. ③ 「個人情報開示等請求書」により頂いた個人情報は、お問い合わせ対応に使用し、それ以外の使用は致しません。

【個人情報に関する問い合わせ・開示等請求窓口】

3.認定個人情報保護団体について

【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先】

当社は、以下の認定個人情報保護団体の対象事業者です。認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下のとおりです。

※当社の商品・サービスに関する問い合わせではありません。

制定日： 2021年7月15日
改定日： 2021年10月20日
改定日： 2021年10月28日
改定日： 2022年04月01日
改定日： 2022年06月07日

改定日： 2023年07月25日

1. Personal information protection policy

The following personal information protection policy has been established by HANATOUR JAPAN Co., Ltd. (hereafter referred to as “the Company,” and officers and personnel work together to comply with it, ensuring the protection of personal information and personal rights and interests.

1. We shall specify the goal of use as much as feasible when collecting personal information, and we will only collect personal information to the degree necessary to fulfill that aim.
2. When we acquire personal information directly from a person in writing, we will obtain it to the extent necessary after alerting us of our company name, personal information protection manager name and contact information, purpose of use, and so on.
3. Personal information will only be used for the purposes for which the individual has provided consent. In addition, we will establish and implement procedures to take necessary measures to to avoid unintentional use.
4. We will appropriately manage the personal information we collect and will not divulge or provide it to a third party without the person’s consent.
5. We shall manage the personal information we have in a correct and up-to-date way within the necessary range for the purpose of use, and we will take reasonable security measures to prevent personal information leakage, loss, or damage. We shall take preventative and corrective steps.
6. When outsourcing the processing of personal information, we will oblige by contract not to leak or provide it to a third party, and we will implement appropriate management for the outsourcee.
7. Complaints and consultations about personal information held by us shall be handled through our enquiry desk.
8. We will comply with laws and regulations regarding the handling of personal information, guidelines set by the government, and other standards.
9. We shall create a personal information protection management system, examine it on a regular basis, and modify it as needed.

2. Handling of personal information

【Purpose of use】

We will acquire personal information by legal and fair means and use it within the scope of the “purpose of use” shown in the table below.
In addition, when a purpose of use that is not included in the scope of “purpose of use” occurs, if it is acquired directly in writing, after obtaining the consent of the person in question about the purpose of use, if it is acquired by other means. We will use it after announcing the purpose of use.

(Note) Personal information related to travel and accommodation arrangements: Excluding personal information handled by the parent company, etc. in entrusted business

【Safety management of personal Information】

We will take the following security measures to prevent leakage, loss, or damage of personal information.

Organizational Safety Control Measures

・The company has established rules for the handling of personal information at each stage of acquisition, use, storage, provision, deletion and disposal, etc., including handling methods, responsible persons/persons in charge, and their duties.

・Regular audits are conducted on the status of personal information handling.

Personnel safety control measures

・Regular training for employees on the handling of personal information.

Physical security control measures

・In the area where personal information is handled, we control the entry and exit of employees, limit the equipment and other items they may bring into the area, and implement measures to prevent unauthorized persons from viewing personal information.

・In addition, measures are taken to prevent theft or loss of equipment, electronic media, and documents that handle personal information, and encryption or password control is implemented when such equipment, electronic media, etc. are carried, including within the company.

Technical safety control measures

・Implement access control to limit the scope of persons in charge and the personal information databases, etc. handled.

・Implement mechanisms to protect information systems that handle personal information from unauthorized access from outside or unauthorized software.

Understanding the External Environment

・We use various cloud services to conduct our business. The countries in which personal data may be stored in the cloud services we use are as follows.

 - Japan

 - Singapore

 - The United States

【Request for disclosure of personal information】

1. ① The Company requests notification of the purpose of use, disclosure, correction, addition or deletion, suspension of use, erasure and disclosure of records provided to third parties (hereinafter referred to as “disclosure, etc.”) from the person himself / herself. If you do, we will conduct an in-house investigation of your personal information and respond without delay. ※However, we may not be able to respond to disclosure, etc. depending on the content of your request. In that case, we will also answer the reason.
2. ② When requesting disclosure, etc., please follow the procedure below and request by mail. We may not be able to accept your request if there are any deficiencies or deficiencies in your request. In addition, regarding the disclosure of personal information or the request for notification of the purpose of use, a stamp of 1,000 yen will be charged as an administrative fee for each request.
3. ③ Personal information received from the “Invoice for Disclosure of Personal Information” will be used for responding to inquiries and will not be used for any other purpose.

【Request desk for inquiries and disclosure of personal information】

3. Accredited Personal Information Protection Organizations

【Contact of Approved Personal Information Protection Organization and Place of Request for Resolution of Complaints】

We are eligible for the following authorized personal information protection organizations:The name of the authorized personal information protection organization and the address to which the complaint is filed are as follows:

※ For details on disclosure, etc., please contact the disclosure request window.

Publish Date: July 15, 2021
Update Date: October 20, 2021
Update Date: October 28, 2021
Update Date: April 01, 2022

Update Date: June 07, 2022

Update Date: July 25, 2023